Smlouva o účasti na akci EroFest 2027

Pořadatel se touto smlouvou zavazuje poskytnout vystavujícímu prostor na akci Erotický veletrh podle níže uvedených specifikací a specifikací uvedených v příloze č. I této smlouvy.

Vystavovatel se zavazuje zaplatit registrační poplatek, zaplatit za pronajatý prostor specifikovaný v příloze č. I této smlouvy a obsadit tento prostor ve dnech konání veletrhu.

Erotický veletrh je pořádán v termínu 23. - 24. 4. 2027 na adrese PVA EXPO Praha Letňany, Beranových 667, 199 00 Praha 9 — Letňany. Veletrh probíhá první den od 13:00 do 23:00 a druhý den od 11:00 do 23:00. Součástí veletrhu je i afterpárty v samostatné hale vždy po ukončení veletrhu. Stavba stánků proběhne v den před zahájením veletrhu od 8:00 do 23:59. Úklid stánků začíná po skončení veletrhu ve 23:00 a musí být proveden do 9:00 následujícího dne.

Vystavovatel zašle vyplněnou smlouvu spolu s elektronickým formulářem k rukám pořadatele v listinné či elektronické podobě. Potvrzením přijetí smlouvy v elektronické či písemné podobě ze strany pořadatele se má za to, že smlouva o účasti na Erotickém veletrhu byla řádně uzavřena.

Potvrzením přijetí vyplněné smlouvy spolu s přílohou č. I se pořadatel zavazuje poskytnout vystavovateli plochu a doplňkové služby podle elektronické objednávky; vystavovatel se zavazuje za toto zaplatit cenu podle vystavené faktury a ve dnech konání veletrhu plochu obsadit.

Po uzavření smlouvy je vystavovatel povinen zaslat elektronické podklady, které budou sloužit k objednané prezentaci uvedené v elektronické objednávce. Přihlášku v elektronické podobě zašle vystavovatel pomocí online formuláře.

Přihlášku v písemné podobě zašle vystavovatel na adresu: FOTION, s.r.o., Plzeňská 172c, 153 00 Praha 5.

Vystavovatel zaplatí za pronajatý výstavní prostor a doplňkové služby specifikované v této elektronické objednávce cenu ve výši součtu všech objednaných služeb. Pořadatel nabízí čtyři možnosti pronájmu prostoru:

A) PRODEJNÍ EXPOZICE (platba za metr čtvereční) — klasická platba za pronájem každého m².

B) PRODEJNÍ EXPOZICE (provize 20 % z obratu) — obratové nájemné ve výši 20 % z obratu. V tomto případě neplatí nájemce za pronájem prostoru expozice. Nájemce platí registrační poplatek (2 000 Kč), případně další objednané služby jako elektřina, internet nebo pronájem dodatečných terminálů. Od pořadatele bude nájemci zdarma propůjčen jeden platební terminál a nájemce bude přijímat platby kartou nebo hotově. Terminál následně rozdělí tržby mezi vystavovatele a pořadatele. Dále nájemce uhradí zálohu 10 000 Kč, která mu bude po vyúčtování a vrácení terminálu vrácena.

C) OBČERSTVENÍ (provize 25 % z obratu) — obratové nájemné ve výši 25 % z obratu. V tomto případě neplatí nájemce za pronájem prostoru expozice. Nájemce platí registrační poplatek (2 000 Kč), případně další objednané služby jako elektřina, internet nebo pronájem dodatečných terminálů. Od pořadatele bude nájemci zdarma propůjčen jeden platební terminál a nájemce bude přijímat platby kartou nebo hotově. Terminál následně rozdělí tržby mezi vystavovatele a pořadatele. Dále nájemce uhradí zálohu 10 000 Kč, která mu bude po vyúčtování a vrácení terminálu vrácena.

D) NEPRODEJNÍ EXPOZICE (platba za metr čtvereční) — klasická platba za pronájem každého m².

Druh vybrané formy pronájmu a spolupráce musí být schválen pořadatelem.

Vystavovatel zaplatí cenu za pronajatý výstavní prostor spolu s doplňkovými službami podle čl. III na základě faktury ve splatnosti uvedené na faktuře.

Veškeré ceny jsou uváděny bez DPH, k cenám bude naúčtováno DPH podle aktuálně platné legislativy.

Vystavovatel o provedené platbě bezprostředně vyrozumí pořadatele zasláním e-mailu spolu s výpisem z bankovního účtu na adresu info@erotickyveletrh.cz.

Odstoupení od smlouvy je možné pouze písemnou formou adresovanou pořadateli. Odstoupení od smlouvy adresované pořadateli musí obsahovat důvod ukončení.

Za odstoupení od smlouvy vystavovatelem si pořadatel vyhrazuje právo účtovat storno poplatek.

Odstoupení do data:

Pořadatel má rozhodné právo v případě konečného rozmístění expozic, a to v návaznosti na aktuální možnosti.

Pořadatel průběžně zakresluje jednotlivé rozmístění expozic do plánku. Tento plánek pořadatel na vyžádání vystavovateli poskytne.

Vystavovatel plně zodpovídá za způsobené škody na pronajaté výstavní ploše a veškerých zařízeních poskytnutých pořadatelem. V případě způsobení škody vystavovatel neprodleně o tomto vyrozumí pořadatele, se kterým společně sepíše rozsah způsobených škod spolu s řešením této situace.

Vystavovatel je plně zodpovědný i v případě, že takovou škodu způsobil jeho zaměstnanec či jiná jím pověřená osoba.

Pořadatel neodpovídá za žádné škody na majetku vystavovatelů, které případně vzniknou v areálu výstavy.

Rovněž pořadatel neodpovídá za žádné újmy na zdraví osob vzniklé v areálu výstavy po dobu konání akce.

Smluvní strany prohlašují, že tuto smlouvu uzavírají a práva a povinnosti podle této smlouvy si ujednávají při plném vědomí a znalosti obsahu a dopadů opatření orgánů veřejné moci vydaných v souvislosti se šířením zdraví ohrožující nákazy. S ohledem na skutečnost, že dobu a obsah případných dalších opatření orgánů veřejné moci, jakož i rozsah jejich dopadů na splnitelnost povinností pořadatele podle této smlouvy, nelze v této chvíli předvídat, zavazují se smluvní strany pro případ, že dojde k vydání dalších opatření v souvislosti s výše uvedeným stavem nebo ke zvýšení rozsahu opatření stávajících tak, že to bude mít za následek podstatnou změnu v možnosti pořadatele plnit podle této smlouvy, a pořadatel toto vůči vystavovateli výslovně prohlásí, je vystavovatel povinen strpět přesunutí veletrhu na náhradní termín oznámený pořadatelem (dále jen „nový termín akce“). Pořadatel se v rámci cíle rozumného a spravedlivého uspořádání smluvního vztahu zavazuje, že veškeré objednané služby a s tím související závazky se v případě opatření orgánů veřejné moci, která zasáhnou do povinností pořadatele podle této smlouvy, převádějí na nový termín akce, přičemž vystavovatel s tímto plně souhlasí a prohlašuje, že v takovém případě poskytuje pořadateli plnou součinnost a převod objednaných služeb a s tím souvisejících závazků vůči pořadateli nepovažuje za zjevné zneužití svého práva.

Všechny případné spory v průběhu plnění smlouvy budou řešeny především vzájemnou dohodou mezi pořadatelem a vystavovatelem. O této dohodě bude vypracována písemná zpráva se stanoviskem, které bude závazné pro vystavovatele i pořadatele.

Pokud spory nevyřeší vzájemná dohoda pořadatele a vystavovatele, budou o nich rozhodovat příslušné orgány. Pro spory, u kterých není dána výlučná příslušnost, zakládají smluvní strany místní příslušnost soudů sídlících v Praze.

Vystavovatel se zavazuje poskytnout veškeré materiály, které mají být podle čl. III a přílohy č. I součástí propagace. V případě, že tyto materiály neposkytne podle pokynů pořadatele v řádném termínu, zaniká povinnost pořadatele provést tuto propagaci bez nároku na refundaci.

Pokud vystavovatel ke své prezentaci využívá hudební produkci, může tak činit pouze za předpokladu, že hudební produkce nebude narušovat chod akce. Především nebude obtěžovat ostatní vystavovatele ani přehlušovat oficiální zvukovou produkci. V případě, že pořadatel uzná hudební produkci za nevhodnou, vyhrazuje si právo vyzvat vystavovatele k ukončení takové činnosti.

Pořadatel se zavazuje poskytnout vystavovateli veškerou propagaci, kterou si objedná podle tohoto elektronického formuláře a této smlouvy. Pokud tak neučiní, je povinen vystavovateli vrátit částku, kterou vystavovatel podle elektronického formuláře zaplatil.

Pro výstavbu stánků bude areál veletrhu otevřen v den stavby stánků od 8:00. V této době musí vystavovatel stihnout obsadit své místo a připravit jej na veletrh. V případě, že nastanou jakékoliv komplikace, je vystavovatel povinen neprodleně o tom vyrozumět pořadatele a společně tyto komplikace vyřešit.

Po ukončení veletrhu je vystavující povinen předat výstavní plochu pořadateli nejpozději do 8 hodin po oficiálním ukončení akce. Pořadatel o tomto předání sepíše předávací protokol, ve kterém potvrdí veškeré vyrovnání závazků, potvrdí předání plochy a zapůjčeného materiálu, nebo do něj uvede rozsah škod, které vznikly na výstavní ploše či zapůjčeném materiálu. V předávacím protokolu bude uvedeno, jakým způsobem budou vyrovnány závazky či nahrazeny škody, které vznikly na zapůjčeném materiálu nebo výstavní ploše.

Veškeré změny a doplňky této smlouvy lze činit pouze písemnou formou na základě dohody pořadatele a vystavovatele.

Vystavovatel se zavazuje nenarušovat chod akce pozdní přípravou svého výstavního místa. Na tuto přípravu bude mít dostatečný časový prostor podle čl. XII. Od vpuštění prvního návštěvníka akce do prostoru veletrhu není přípustné, aby vystavovatel narušoval chod akce přípravou svého výstavního místa. V případě, že vystavovatel neprovede dostatečná opatření a své místo nepřipraví, či bude připravovat v průběhu vpuštění prvního návštěvníka, bude pořadatel účtovat smluvní pokutu až do výše 20 000 Kč.

V případě, že nastanou nepředvídatelné okolnosti (vis maior) a pořadatel nemůže veletrh zahájit či zajistit jeho konání v plném rozsahu, uvědomí o tom neprodleně vystavovatele. V takovém případě vystavovateli nepřísluší žádný nárok na náhradu vzniklých škod.

V případě, že vystavovatel nezaujme své místo na veletrhu minimálně do 3 hodin před počátkem akce pro návštěvníky, pořadatel výstavní plochu obsadí podle svých možností, přičemž vystavovateli zaniká právo na obsazení místa bez možnosti refundace. Neobsazení výstavní plochy je považováno za hrubé porušení smluvních podmínek a opravňuje pořadatele k vypovězení smlouvy.

Vystavovatel může uplatnit reklamaci za práce a služby poskytnuté pořadatelem písemnou formou doplněnou fotodokumentací přímo v době konání veletrhu, a to nejpozději do oficiálního ukončení veletrhu.

Pořadatel může udělit pokutu do výše 20 000 Kč v případě, že vystavovatel opustí veletrh před oficiálním ukončením veletrhu nebo nepřipraví expozici včas.

Přílohu této smlouvy tvoří objednávkový list na služby dodávané pořadatelem.

Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, každý má platnost originálu.

Účastníci smlouvy po jejím přečtení prohlašují, že jsou způsobilí k právním jednáním a souhlasí s obsahem smlouvy. Smlouva je závazná pro smluvní strany a je soudně vymahatelná. K jejímu uzavření došlo na základě vážné a svobodné vůle stran bez jakéhokoliv nátlaku či podstatného omylu, což strany potvrzují odesláním formuláře.